Enterprise Resource Planning (ERP)

A.  Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)

Ada beberapa definisi Enterprise Resource Planning (ERP) menurut para ahli, diantaranya :

Travis Anderegg mendefinisikan ERP sebagai: ERP is a complete enterprise wide business software solution. The ERP system consist of software support modules, such as: marketing and sales, field service, product design dan development, production and inventory control, procurement, distribution, industrial facilities management, process design and development, manufacturing, quality, human resource, finance and accounting, and information services

Daniel O’Leary mendefinisikan ERP sebagai: ERP system are computer based system design to process an organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning, production, and customer response. In particular ERP system will be assumed to have certain characteristic.

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomatisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi pada sebuah perusahaan.

Enterprise Resources Planning ( ERP ) telah berkembang cukup lama, sejak tahun 1980. ERP merupakan evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) dan Manufacturing Resource Planning II (MRP II). Secara moledular dapat menangani proses manufaktur, logistic, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan,  invoice  dan akuntansi perusahaan. Sehingga sistem ini dapat mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualiatas dan sumber daya manusia. ERP juga sering disebut dengan Back Office System  yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan public secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.

ERP diyakini banyak pihak sebagai jawaban terhadap tantangan dalam persaingan di dunia bisnis semakin kompleks dimana perusahaan-perusahaan mencoba untuk meningkatkan jumlah konsumennya dengan melakukan pelayanan yang cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya. Sebagai suatu jawaban, ERP mewujudkan kesuksesan sebuah perusahaan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business procesnya. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan maka daya saing perusahaanpun menjadi semakin meningkat.

Namun demikian pada kenyataannya sampai saat ini banyak perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas individual pada fungsi kerja masing-masing. Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara fungsi satu dengan fungsi lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Padahal data yang terintegrasikan dengan baik dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan. Dengan diterapkan ERP pada suatu perusahaan. Maka fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya dapat dintegrasikan dengan baik. Dalam hal ini ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan.

ERP merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yang dilengkapi dengan hardware dan software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time, laporan produksi dan inventori. Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang terbagi. Business processes merupakan sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau lebih input yang akan menghasilkan sebuah output dimana output ini merupakan value untuk konsumen. Software ERP mendukung pengoperasian yang efisien dari business processes dengan cara mengintegrasikan aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing, manufacturing, logistic, accounting, dan staffing.

B.  Modul-Modul yang Terdapat pada Sistem ERP

Secara modular, sistem ERP terbagi atas modul operasi sebagai modul utama dan modul financial dan akuntansi serta sumber daya manusia sebagai modul pendukung.

1.  Financial

• Financial Accounting  ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan, mengukur kinerja keuangan perusahaan.
• CO-Controlling untuk mendukung kegiatan operasional.
• Investment Management ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjangdan fixed assets dari perusahaan.
•  Enterprise Controlling ditujukan untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller..
• Treasury ditujukan untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistic dan transaksi keuangan.

2.  Operasi (Distribution and Manufacturing)

Logistics Execution,  Sales and Distribution, Materials Management, General Logistics, Quality Management, Plant Maintenance, Costumer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

3.  Human Resource

Human Resource berfungsi untuk :

• memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan yang berkaitan dengan SDM perusahaan.
• Melindungi data personalia dari pihak luar.
• Mambangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efiisen melalui manajemen karir.

C.  Implementasi ERP dalam Dunia Bisnis

Implementasi ERP pada perusahaan  mempunyai harapan untuk mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun, pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan merupakan masalah yang dihadapi antara lain :

1. Manajemen tidak menyediakan proyek tim yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim, kredibilitas dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim, tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggungjawab yang tumpang tindih pada tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek.
2. Manajemen tidak mampu membedakan bahwa e-business bukanlah sekedar investasi teknologi informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau peningkatan bisnis dengan didukung teknologi informasi. Akibatnya nilai investasi e-business yang ditanamkan tak bisa kembali, karena banyak pimpinan perusahaan yang memiliki pengertian bahwa e-business adalah sekedar investasi teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung teknologi informasi.

Layaknya sebuah sistem informasi, sebagai sebuah proses implementasi ERP dapat dibagi menjadi tiga fase. Yaitu fase inisiasi, pelaksanaan dan penyelesaian proses. Namun secara lebih mendetail, fase-fase ini dibagi menjadi fase insiasi, fase evaluasi, fase negosiasi dan persetujuan, fase modifikasi, fase penyelesaian, dan fase eksploitasi. Diantara fase-fase ini sangant mungkin terdapat tambahan tahapan rekayasa proses bisnis dan konversi data.

Sebagaimana dijelaskan pada bagian awal, tujuan dari implementasi ERP adalah untuk menjalankan bisnis dengan lebih baik. Oleh Karena itu, implementasi harus dilakukan oleh orang yang menjalankan bisnis itu sendiri.  Bagaimana implementasi ERP dapat dilakukan dengan baik tentunya membutuhkan beberapa prasyarat dan kondisi sebagai berikut :

1. Implementasi ERP merupakan proyek besar yang mencakup proses pengambilan keputusan dan melibatkan banyak orang di perusahaan, termasuk manajemen.
2. Implementasi ERP harus dikerjakan oleh orang-orang yang terlibat dalam proses bisnis sehingga tanggung jawabnya tidak dapat diserahkan sepenuhnya kepada vendor. Konsultan atau vendor memang dapat membantu dalam transfer pengetahuan, namun pelaku bisnis adalah pihak yang paling mengerti serta memiliki kewenangan dan otoritas untuk mengubah cara dalam mengerjakan sesuatu.
3. Implementasi ERP dapat berjalan apabila melibatkan pihak / orang yang kelak akan mengoperasikan sistem tersebut. Oleh karenanya tidak dapat dipisahkan antara implementator dengan user.  Mereka harus menjadi bagian yang menyatu dalam sebuah tim.
4. Implementasi ERP membutuhkan pengorbanan waktu dari serangkaian pekerjaan rutin yang dilakukan oleh orang yang terlibat dalam bisnis dan operasional sehari-hari. Proses implementasi memang tidak dapat dijadikan prioritas utama, tetapi tidak boleh dijadikan prioritas kedua dibawah prioritas rutin dalam menjalankan bisnis dan operasional. Dalam hal ini dibutuhkan kerelaan untuk meluangkan waktu.
5. ERP adalah bukan sekedar suatu sistem komputer. ERP merupakan ‘people system’ yang dijalankan dengan dukungan software dan hardware. Sehingga membutuhkan dukungan dan partisipasi dan manajemen. Dukungan dan keterlibatan manajemen inilah yang sangat menentukan keberhasilan.
6. ERP memerlukan serangkaian nilai baru dalam menjalankan bisnis. Jika perusahaan yang menerapkan ERP tidak mampu mengubah proses kerja, maka implementasi ERP akan berakibat buruk. Karena aliran data antar fungsi akan terjadi dengan sangat cepat.

Beberapa tips yang dapat diadopsi dalam rangka implementasi ERP di suatu perusahaan/organisasi, yaitu :

1.      Knowledge & Experience

Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

2.  Selection Methodology

Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP.

Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.

a.  Analisa Business Strategy.

Mencakup beberapa hal seperti :

·         Level kompetisi di pasar dan ekspektasi pelanggan

·         Keunggulan komparatif yang dimiliki perusahaan

·         Strategi bisnis dan objective perusahaan

·         Proses bisnis eksis dan rencana perubahan proses bisnis

·         Prioritas bisnis dan prioritas objective perusahaan

·         Target bisnis

b.  Analisa People

Mencakup beberapa hal, seperti :

·         Komitment manajemen dalam implementasi ERP.

·         Unit atau orang yang terlibat dalam implementasi ERP

·         Komitment orang yang terlibat dalam tim implementasi ERP

·         Harapan dan kebutuhan end user dari implementasi ERP

·         Penghragaan manajemen terhadap kesuksesan implementasi ERP

·         Keterlibatan konsultan dalam implementasi ERP dari awal hingga akhir.

c.  Analisa Infrastruktur

Mencakup beberapa hal, seperti :

·         Kelengkapan infrastruktur (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)

·         Ketersediaan anggaran dalam penyediaan infrastruktur.

·         Kebutuhan infrastruktur untuk implementasi ERP

d.  Analisa Software

Mencakup beberapa hal, seperti :

·         Fleksibilitas software ERP terhadap kondisi perusahaan.

·         Daya dukung service dari vendor

·         Analisa kebutuhan waktu

D.  Keuntungan dan Kerugian ERP

1. Keuntungan dari implementasi ERP antara lain :

• Integrasi data keuangan untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
• Standarisasi Proses Operasi untuk menstandarkan proses  operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan  produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
• Standarisasi Data dan Informasi  untuk menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.

2. Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain :

a.    Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.

b.    Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.

c.    Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.

d.    Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik.

e.    Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

DAFTAR PUSTAKA

Ø  http://Sasmoyo.blogstudent.mb.ipb.ac.id

Ø  http://punyawahyu.blogspot.com/2009/09/erp-adalah-sistem-informasi- yang.html